Assinar PDF Online com Certificado Digital: Tudo o que Você Precisa Saber

As assinaturas manuais estão fora de moda, e as assinaturas digitais são a alternativa ideal para quem quer poupar tempo, esforço e dinheiro. Contudo, nem todas as assinaturas eletrônicas são legalmente válidas. Para uma assinatura ser tão válida quanto uma assinatura manual, você precisa de um certificado digital.

Existem várias ferramentas grátis para assinar PDF online, mas obter assinaturas com certificado é um processo mais complexo do que simplesmente adicionar uma assinatura a um arquivo PDF. Aqui, nós vamos contar-lhe tudo o que precisa saber.

O que é o certificado digital?

Para que uma assinatura digital possa ser associada, com validade jurídica, a um cidadão ou cidadã, ela deve ser certificada. O certificado digital é assim um método de associação, autenticação e comprovação de assinaturas que garante que uma assinatura eletrônica tem a mesma validade jurídica de uma assinatura manual.

A maneira como uma assinatura digital é certificada varia de país para país, respeitando diversas leis locais. No Brasil? É da responsabilidade do ICP-Brasil.

Tipos de certificados digitais

Aqui, confira os tipos de certificado digital mais comuns do Brasil:

• e-CPF: É a versão VIRTUAL do CPF, o principal documento identificativo nacional. Sua função principal é permitir que cidadãos acessem serviços do Estado (como portais online para pagamento de impostos) e completem diversas tarefas online com validade jurídica;
• e-CNPJ: Semelhante ao e-CPF, mas destinado essencialmente a transações empresariais. Constitui a versão virtual do CNPJ, ou Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica;
• Certificados qualificados: Sem associação direta a documentos emitidos pelo Estado Brasileiro, mas com o mesmo grau de validade jurídica, os certificados qualificados são emitidos por entidades autorizadas pelo ICP-Brasil e são geralmente usados em contratos que exigem um elevado nível de rigor.

Como funciona o certificado digital

Os certificados digitais funcionam porque estão assentes em dois princípios fundamentais:

1. Criptografia;
2. Autenticação.

A criptografia é responsável pela proteção do acesso à informação que participa de uma assinatura digital. É graças à criptografia que é possível avaliar, por exemplo, se um arquivo PDF assinado foi ou não modificado após a assinatura, protegendo o emissor da mesma.

A autenticação é o mecanismo que verifica se uma assinatura pertence, ou não, ao seu legítimo dono. Métodos seguros de autenticação para assinaturas com certificado incluem autenticação multifator, mas podem ir ainda mais longe. 

Em alguns casos (como acontece com o certificado A3 do ICP-Brasil), as assinaturas com certificado podem ser autenticadas com recurso a objetos físicos como leitores de cartões, oferecendo máxima segurança.

Vantagens de assinar PDFs com certificado digital

Então, assinar PDF online grátis não chega? Tenho mesmo que obter uma assinatura com certificado digital?

Ora, assinar PDFs online com um editor de PDF simples pode ser suficiente em alguns casos, mas a assinatura de PDFs com certificado digital tem vantagens que não podem ser ignoradas:

• Segurança reforçada: É a vantagem óbvia das assinaturas com certificado, que são inquestionavelmente associadas a um único assinante;
• Validade jurídica: Se você tiver que resolver uma disputa em tribunal, a assinatura com validade jurídica contará como uma assinatura manual válida;
• Prevenção contra fraudes: As assinaturas digitais certificadas incluem mecanismos criptográficos extremamente eficazes na proteção contra fraudes. Por outras palavras, ninguém poderá adulterar um documento PDF assinado por si;
• Comprovação da autoria: As assinaturas com certificado digital também são mais facilmente comprováveis, estando associadas a um único assinante. Assim, são não só boas para você assinar documentos, como para você determinar a validade de documentos assinados por outros.

Como assinar PDFs online com certificado digital

Para assinar PDFs online grátis, você pode usar qualquer editor de PDF com uma funcionalidade de assinatura. No entanto, a assinatura de arquivos PDF com certificado digital é mais complexa, podendo mesmo exigir software específico do ICP-Brasil (ou, caso se encontre fora do Brasil, outra entidade de validação local).

O primeiro passo é obter um certificado digital que valide a sua assinatura. Para isso, você tem que pedir o certificado junto de uma das entidades certificadoras do ICP-Brasil. Estas são algumas das mais populares:

• VALID
• Certisign
• Correios
• Safeweb

Instruções passo a passo

Já tem o seu certificado digital? Então, confira as nossas instruções passo a passo para adicionar a sua assinatura a arquivos PDF:

1. Escolher uma ferramenta compatível: Ferramentas populares incluem aplicativos como o Adobe Acrobat Pro ou o DocuSign (abaixo, você pode aprender mais sobre estas ferramentas), todos eles compatíveis com assinaturas juridicamente válidas;
2. Importar o certificado: Tudo o que você tem que fazer é abrir a sua ferramenta favorita e carregar o certificado digital que pretende usar (geralmente, é um arquivo virtual com senha de acesso; em casos mais complicados, pode ser um objeto físico como um USB token);
3. Aplicar a assinatura no PDF: Na sua ferramenta favorita, utilize as funcionalidades de edição de arquivos PDF para escolher onde quer incluir a assinatura. No final, guarde e/ou compartilhe o arquivo assinado.

Requisitos técnicos

O software e hardware necessários para gerir os seus certificados digitais variam de certificadora para certificadora.

Caso a sua assinatura possa ser digitalmente importada, sem recurso a objetos físicos, você só precisa de uma ferramenta compatível e de acesso a um navegador web.

Caso a sua assinatura seja autenticada com objetos físicos, hardware adicional (como o driver do token USB ou um leitor de cartões) pode ser necessário.

Quanto aos dispositivos compatíveis, você não precisa se preocupar, exceto caso utilize um computador ou celular extremamente desatualizado. Assinar PDFs online é possível nos principais navegadores e dispositivos eletrônicos.

Normas e legislações relacionadas com certificados digitais

Os certificados digitais só funcionam porque foram validados por normas e legislações locais que definem as condições da sua juridicidade. Estas são algumas das mais relevantes:

• Lei n.º 14/063: Lei brasileira que define três níveis de assinaturas digitais, incluindo assinaturas qualificadas (nome legal da assinatura com certificado do ICP-Brasil que discutimos ao longo do artigo);
• Regulamento eIDAS: Semelhante à Lei n.º 14/063 (também define três níveis de validade jurídica em assinaturas eletrônicas), mas aplicável aos estados-membros da União Europeia;
• ESIGN Act: O regulamento de assinaturas digitais dos Estados Unidos é bem menos rigoroso, já que todas as assinaturas eletrônicas são consideradas válidas caso ambas as partes do contrato tenham assinado o documento de livre vontade e com conhecimento de causa;
• Medida Provisória n.º 2.200-2/2001: A medida responsável por estabelecer o ICP-Brasil como principal entidade de certificação de assinaturas eletrônicas do Brasil.

Principais ferramentas para assinar PDF com certificado digital

Agora que já tem o seu certificado, só precisa de escolher uma destas ferramentas para assinar PDF online com validade jurídica. Confira os prós e contras de cada uma:

Ferramenta	O que é?	Vantagem	Desvantagem
Adobe Acrobat Pro	Programa com instalação que permite adicionar e gerir assinaturas com certificado em PDFs	Funciona mesmo sem conexão à web	Funcionamento complexo e custo elevado
DocuSign	Ferramenta online parcialmente gratuita com compatibilidade móvel que suporta vários tipos de certificados digitais	Rápido e fácil de usar	Algumas funcionalidades de segurança importantes são exclusivas para assinantes pagos
Dropbox Sign	Plataforma baseada na nuvem que permite gerir e assinar PDFs com alguma validade, mas sem certificação avançada	Integração na nuvem	Sem certificação qualificada de assinaturas
Lumin	Editor de PDF completo com uma função para assinar PDF online gratuito	Melhor ferramenta para associar assinaturas a arquivos PDF grátis	Sem certificação qualificada de assinaturas

Conclusão

Para assinar PDFs online com a mesma validade com que você assina manualmente documentos físicos, é obrigatório obter um certificado digital e utilizar ferramentas compatíveis como o Adobe Acrobat Pro e o DocuSign.

Para assinar PDF online com alguma validade, mas sem certificação avançada, você pode utilizar ferramentas gratuitas mais simples, como o Lumin ou o Dropbox Sign