Migrar dados para a nuvem ajuda na organização e produtividade

Embora pareça muito atual, o armazenamento digital nas nuvens já é debatido há mais de 16 anos. Um exemplo é o famoso Google Docs, surgido em 2005. Mas a pandemia acelerou a digitalização das formas de trabalhar e esse armazenamento ficou ainda mais popular durante a adequação das empresas ao home office. E há várias vantagens em migrar documentos para as nuvens, sendo um deles o aumento da produtividade e da organização.

Pequenas e médias empresas, empreendedores e freelancers, inclusive, podem se beneficiar disso. O motivo? A facilidade no compartilhamento e a possibilidade de edição colaborativa em tempo real. “É possível que duas ou mais pessoas editem o documento ao mesmo tempo, facilitando assim a comunicação e, consequentemente, a produtividade”, exemplifica o Prof. Me. Angelo F. Dias, dos cursos de TI do Unipê.

Para se ter uma ideia, uma pesquisa do Google com executivos brasileiros mostrou que 94% deles acreditam que a computação em nuvem será um forte impulsionador de receita em 2029. Produção e qualidade de informação, além da melhor preservação dos dados (os papeis podem se degradar), são outras razões para aproveitar o momento atual e iniciar ou amplificar, caso já tenha começado, a transição dos documentos para o formato digital.

“É possível aprender como o armazenamento em nuvem pode ajudar organizações a encontrar, em qualquer lugar do mundo, algum documento sem precisar de gavetas, inúmeros armários, nem mesmo planilhas perdidas do Excel, mesmo trabalhando em home office, de forma simples e rápida em diversos sites na Web”, aponta Angelo.

Nesse sentido, a Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD) mostrou os impactos de manter arquivos não digitalizados nas empresas: a cada 12 segundos um documento é perdido nelas; quatro semanas do ano é o tempo gasto por gestores buscando dados não digitalizados.

Como começar?

Em primeiro lugar, pense na segurança social com as permissões concedidas às plataformas on-line, pois os sistemas de armazenamento em nuvem contam com tecnologia para definir o perfil de acesso do usuário, podendo dividir por departamentos ou grupos. Depois, pensando na degradação natural do papel, busque digitalizar seus arquivos, já que eles poderão desaparecer com o tempo. “Além de poder ‘versionar’ os documentos, a cada alteração a ‘versão final’ ficará sempre registrada”, frisa Angelo.

Há plataformas gratuitas com versões on-line e por aplicativos, oferecendo espaços gratuitos, mas com limites, por exemplo, entre 2GB e 15GB. “As três ferramentas mais utilizadas e com menor curva de aprendizado são: Google Drive, One Drive e DropBox”, diz Angelo. Mas o especialista ainda conclui: é interessante pagar pelo serviço caso seja necessário um espaço maior.